ارتباط موثر با دیگران (مهارت ارتباطی) یکی از مهمترین مهارت های زندگیست که می توان آن را یاد گرفت، اما اکثراً خیلی برای یاد گرفتن آن تلاش نمی کنند. چه بخواهیم گفتگوهای بهتری در زندگی اجتماعی مان داشته باشیم یا ایده هایمان را در محیط کار بهتر منتقل کنیم، اینجا چند توصیه برای اینکه ارتباط موثرتری برقرار کنیم را به شما ارائه خواهیم داد:
۱- زبان بدن مان را نظاره کنیم
ما به همکارمان می گویید آماده گفتگو هستیم، ولی دست هایمان را روی سینه مان گذاشته ایم؛ می گویید حرف هایشان را می شنویم، ولی هنوز چشما نمان را به گوشی موبایل نان دوخته این. علائم غیرنوشتاری و غیرکلامی ما اغلب بیش از چیزی که فکر می کنیم فاش می کنند. نباید فراموش کرد که به طور مداوم در حال برقراری ارتباط هستیم، حتی وقتی کلمه ای به زبان نمی آوریم، چه از طریق برقراری ارتباط چشمی باشد یا اینکه در طول مصاحبه ویدئویی چطور خودمان را نگه می داریم. یک روش عجیب برای استفاده از بدن مان برای برقراری ارتباط بهتر؟ به پنجه های پاهایمان فکر کنیم. یا اگر قبل از یک سخنرانی بزرگ نیاز به افزایش اعتماد به نفس داشتیم، گرفتن ژست قدرتمند بودن فراموش نشود. یا یاد بگیریم که چطور زبان بدن دیگران را بخوانیم، در اینصورت می توانیم به طور مناسبی پاسخ بدهیم.
۲- از گفتن کلمات غیرضروری در مکالمات جدا پرهیز کنیم
گفتن کلماتی مثل “اااام” و “اوووم” تأثیر کمی در بهبود صحبت یا گفتگوهای هر روزه ما خواهد داشت. برای اینکه مجاب کننده تر و با اعتماد به نفس بیشتر ظاهر شویم آنها را از صحبت هایمان حذف کنیم. یک روش، پیگیری کردن زمان هایی است که ما از این کلمات غیرضروری استفاده می کنیم. همچنین باید تلاش کنیم زمانیکه صحبت می کنیم دست هایمان را از جیب ها بیرون بیاوریم یا قبل از صحبت کردن خودمان را آرام کرده و مکث کنیم. این سکوت ها قبل از اینکه برای دیگران آزاردهنده باشند برای ما آزاردهنده هستند، به ما اعتماد کنید.
۳- برای گفتگوهای کوتاه و مواقع دیگر متن کوتاهی به همراه داشته باشیم
کوتاه صحبت کردن هنریست که بسیاری از افراد به آن مسلط نمی باشند. استفاده از روش FORD می تواند به شما در ارائه موضوعی برای گفتگو کمک کرده و بتوانیم با اشتراک اطلاعاتی که بتواند به ما و دیگران کمک کند تا زمینه های مشترکی پیدا کنیم، صحبت های کوتاه را به گفتگو تبدیل کنیم.
روش FORD:
F برای Family یا خانواده ؛ O برای occupation یا شغل و حرفه ؛ R برای recreation یا سرگرمی ؛ D برای dreams یا رویاها و آرزوها.
۴- داستانی تعریف کنیم
داستان ها قدرتمند می باشند. داستان ها مغزهای ما را فعال کرده، ارائه ها را جذابتر،و ما را متقاعد کننده تر می کنند و حتی می تواند به ما در پشت سر گذاشتن موفقیت آمیز مصاحبه ها کمک کنند. هر کسی حداقل یک داستان جذاب در خودش دارد.
۵- از طرف مقابل سوال پرسیده و آخرین کلماتش را تکرار کنیم
بیایید روراست باشیم، همه ما وقتی شخص دیگری صحبت می کند یا گوش نمی کنیم یا اصلاً حرفهایش را اشتباه متوجه می شویم. پرسیدن سوال و تکرار کردن آخرین کلمات طرف مقابل علاقه ما را به آنچه گفته می شود نشان داده و کمک می کند تا نکاتی که ممکن است بد فهمیده شود را به درستی مشخص کنیم.
این کار در صحبت های کوتاه و همچنین پر کردن سکوت های ناراحت کننده مناسب است. به جای اینکه تلاش کرده تا گفتگو را روی موضوعاتی مثل آب و هوا سرپا نگه داریم، از طرف مقابل سوالاتی مثل “آیا برنامه ای برای تابستون داری؟ یا “توی این دیروقتی چی میخونی؟” بپرسیم و در پاسخ هایشان همراهی کنیم. اینکه علاقه مند باشیم بسیار مهم است.
۶- چیزهای حواس پرت کن را از خودمان دور کنیم
زمانیکه کسی با ما صحبت می کند یا ما تصور می کنیم که با آنها تعامل می کنیم، بسیار گستاخانه است که از تلفن مان استفاده کنیم. شاید نتوانیم از شر همه آنها خلاص شویم یا تکنولوژی را کاملاً کنار بگذاریم، امّا فقط با صرف چند دقیقه برای نگاه کردن، می توانیم ارتباط مان با دیگران را بسیار بهبود ببخشیم.
۷- پیام مان را مناسب مخاطب مان کنیم
کسانی که در برقراری ارتباط بهترین هستند اینکه چطور صحبت کنند را براساس اینکه برای چه کسی صحبت می کنند تنظیم می کنند. احتمالاً از سبک ارتباطی متفاوتی با همکاران یا رئیس مان در مقایسه با وقتی با عزیزان مان، کودکان مان صحبت می کنیم استفاده می کنیم. وقتی می خواهیم پیام مان را منتقل کنیم، همیشه باید سعی کنیم دید طرف مقابل را هم در ذهن مان در نظر داشته باشیم.
۸- مختصر ولی مشخص باشیم
در واقع کلمه Brief در انگلیسی یا مختصر در فارسی مخفف کلمات- Background یا زمینه، Reason یا دلیل، Information یا اطلاعات، End یا حرف پایانی، Follow-up یا راه های ارتباطی است که اصولاً در پایان ایمیل هایمان می نویسیم تا آن را کوتاه و مختصر نگه داریم. این یک راه خوب هم برای ارتباطات نوشتاری و هم کلامی است.
۹- حس همدردی مان را بیشتر کنیم
برقراری ارتباط یک جاده دو طرفه است. اگر می خواهیم دیدگاه مخالفی ارائه کنیم، زمانیکه سعی می کنیم واقعاً با دیگران ارتباط برقرار کنیم، می توانیم دشواری و اضطرابی که گاهی اوقات به وجود می آید را کاهش دهیم.(برای مثال، دانستن اینکه وقتی کسی می گوید برای صحبت کردن خیلی خسته است یعنی چه کمک زیادی به این قضیه می کند) توسعه حس همدردی به ما کمک کرده تا بهتر درک شویم، حتی بخش های غیرکلامی ارتباط ما با دیگران و کمک می کند تا به طور موثرتری پاسخ بدهیم.
۱۰- واقعاً گوش کنیم
در نهایت، بهترین چیزی که می توانیم برای بهبود مهارت های ارتباطی مان انجام دهیم یاد گرفتن این است که شنونده ی فعالی باشیم. به دقت توجه کنیم و به دیگران اجازه دهیم بدون هیچ وقفه ای صحبت کنند. می دانیم که این کار سختی است، امّا یک گفتگوی خوب مجموعه ای از کلمات هستند که ظریفانه با شنیدن در ارتباط هستند. و امیداوریم طرف مقابل هم به دقت به حرف های ما هم گوش کند.
