مدیریت زمان کاری با ارزش است ، به ویژه وقتی نوبت به انجام یک تجارت کوچک می رسد. در حالی که ریاست شما برای بسیاری از افراد رویایی است، اما مسئولیت زیادی را به همراه دارد. بدون شک، شما هرگز نمی توانید همه موارد موجود در لیست کارهای خود را چک کنید. از حسابداری و موجودی گرفته تا شبکه سازی و بازاریابی شرکت شما، به نظر می رسد تعداد کارها بی پایان است و هرگز زمان کافی وجود ندارد.
اگر می خواهید تعادل کار و زندگی را حفظ کنید ، توجه به مهارت های مدیریت زمان کاری برای شما واقعاً مهم است. از این گذشته ، هرگز بیش از ۲۴ ساعت در روز وجود ندارد. برخی از کارآفرینان با تمرکز و هدف به این واقعیت زندگی پاسخ می دهند.
تکنیک های مدیریت زمان کاری
با استفاده از تکنیک های درست مدیریت زمان کاری ، می توانید زمان خود را کنترل کنید، کار خود را کارآمد، تولیدی و نسبتاً عاری از استرس کنید. نکات مربوط به مدیریت زمان کاری که در زیر بیان می شود می تواند به شما اطمینان دهد که کار خود را هنگام حضور در دفتر انجام می دهید ، بنابراین می توانید از وقت خود در غیر از زمان کاری نیز لذت ببرید.
۱- اهداف را تعیین کنید
تنظیم اهداف برای هر استراتژی مربوط به مدیریت زمان کاری بسیار مهم است. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که درگیر فعالیتهایی هستید که اهداف تجاری شما را پشتیبانی می کند ، چه کوتاه مدت و چه بلند مدت ، باید آن اهداف را به صورت واضح و قابل دستیابی تعریف کنید. از این گذشته ، اگر هدف شما فقط “رشد کسب و کار” باشد ، ممکن است خود را تحت الشعاع قرار دهید و نمی دانید از کجا شروع کنید.
برای مقابله با این مشکل، بسیاری از شرکت ها دریافتند که روش شناسی اهداف SMART به نگه داشتن آنها در کار و پیگیری کمک می کند. اهداف SMART ، اهداف “هوشمند ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، مرتبط و با محدودیت زمانی” ، اهداف واضح و گام به گام را برای کمک به شما در رسیدن به مکان مورد نظر خود ارائه می دهد.
به عنوان مثال ، یک هدف SMART می تواند: “افزایش بازدید در وب سایت من از ۱۰۰۰ به ۵۰۰۰ بازدیدکننده ماهانه منحصر به فرد در شش ماه آینده” باشد.
۲- خردمندانه اولویت بندی کنید
وقتی اهداف خود را تعیین کردید و تکالیف فردی را که برای رسیدن به آنها باید انجام دهید تعیین کردید، زمان آن است که اولویت بندی کنید. البته می خواهید مطمئن شوید که کارها را انجام می دهید، اما آنها باید چیزهای مناسبی باشند.
استفن کاوی ، نویسنده کتاب First Things First ، مشاوره ای در مورد نحوه کار از طریق لیست کارهای خود را بر اساس ضرورت ارائه می دهد. توصیه او این است که آنچه را در صفحه شما قرار دارد ارزیابی کنید و هر کار را در یکی از سطل های زیر قرار دهید:
سطل های اولویت بندی برای مدیریت زمان کاری
مهم و فوری:
اگر انجام یک کار در این دسته قرار می گیرد ، می دانید که باید بلافاصله انجام شود. قبل از انتقال آن به موارد حساس به زمان کم ، انرژی خود را در انجام کارهای مهم و فوری خود متمرکز کنید.
مهم اما فوری نیست:
اینها کارهایی هستند که ممکن است مهم به نظر برسند، اما با بررسی دقیق تر، در صورت لزوم می توانند به تاریخ بعدی موکول شوند. در حالی که این موارد احتمالاً برای اجرای صحیح تجارت شما یکپارچه هستند اما آنها عملی نیستند یا از بین نمیروند.
فوری اما مهم نیست:
کارهایی که بیشترین سر و صدا را ایجاد می کنند ، اما در صورت موفقیت ، ارزش پایداری کمی دارند . در این دسته، ممکن است یک تماس از یک فروشنده بالقوه قرار داشته باشد که به دنبال همکاری با شما باشد، یا شاید یک همکاری که به طور غیر منتظره ای از طرف شما اتفاق بیفتد و از او درخواست کنید. در صورت امکان این وظایف را تفویض کنید.
فوری و مهم نیست:
موارد کم اولویتی که تَوَهم شلوغ بودن را ارائه می دهد. بعداً این کارها را انجام دهید.
سه یا چهار کار “مهم و فوری” خود را که باید امروز مورد توجه قرار گیرد ، بنویسید. با تکمیل هر یک ، آن را از لیست خود حذف کنید. این کار به شما حس موفقیت می بخشد و می تواند شما را برای حرکت به پایین لیست انگیزه دهد .
۳- فقط بگو نه
اگر شما رئیس هستید و اگر برای شرکت در آنچه که واقعاً مهم و ضروری است ، باید درخواست های خود را رد کنید ، از انجام این کار دریغ نکنید. در مورد هر پروژه یا فعالیتی که تعیین کرده اید در هیچ کجای کشور نیز اتفاق نمی افتد: آماده باشید تا به کارهای پربارتری بروید. برای جلوگیری از اتلاف وقت بعد ، از تجربه بیاموزید.
۴- برنامه ریزی کنید
یکی از بدترین کارهایی که می تواند برای مدیریت زمان کاری انجام داد پرش به روز کاری بدون داشتن ایده روشن در مورد آنچه باید انجام شود است. به جای اینکه مستقیم به کار بیفتید ، پنج تا ده دقیقه وقتتان را برای فکر کردن هدر دهید ، با اختصاص کمی وقت برای مدیریت زمان کاری خود برنامه ریزی کنید.
اگر زمان خود را عاقلانه برنامه ریزی کنید ، می توانید به جای هدر دادن زمان پریدن از یک چیز به چیز دیگر ، روی یک کار متمرکز شوید. این به شما امکان می دهد تا هوشمندانه تر کار کنید ، نه سخت تر.
بسته به شخصیت شما، یکی از گزینه های زیر را برای بخشی از کارهای روزمره خود انجام دهید:
از شب قبل برنامه ریزی کنید: در پایان روز، ۱۵ دقیقه وقت بگذارید تا لیست خود را پاک کنید و لیستی از مهمترین کارهای روز بعد را بنویسید.
این یک روش عالی برای رفع فشار است و شما احساس می کنید صبح بهتر می توانید کارهایتان را انجام دهید.
اولین کار را در صبح برنامه ریزی کنید: چند دقیقه زود برسید و لیست کارهای اولویت بندی شده خود را جمع کنید (به نکته دو مراجعه کنید). این ممکن است اثربخش ترین بخش روز شما باشد.
می توانید به موقع با موارد کمتری نیز مقابله کنید.
۵- حواس پرتی ها را از بین ببرید
توجه کنید به تعداد دفعاتی که موارد شخصی‌تان کار مهم شما را قطع می کند. وقفه های ناشی از خود، به ویژه موارد دنبال کردن رسانه های اجتماعی متنوع.
تلفن هوشمند شما بسیار مفید است ، اما همچنین بسیار اعتیاد آور و در زمره مخرب ترین اتلاف وقت کننده ها برای انسان شناخته می شود.
می تواند تمرین خوبی در قدرت اراده باشد، تلفن خود را خاموش کنید تا بیشترین مدیریت زمان کاری را داشته باشید. به جای “همیشه آنلاین بودن” ، یک روز استراحت برای دریافت ایمیل ، برقراری تماس تلفنی ، صحبت با کارمندان و غیره برنامه ریزی کنید.
۶- بیشتر از اینها نماینده انتخاب کنید
اگر به استخدام کارمندان با استعداد، متعهد شده اید، در این صورت یکی از تأثیرگذارترین ابزارهای مدیریتی که در اختیار شما خواهد داشت، قدرت واگذاری است. اجرای یک کسب و کار کوچک موفق، به توانایی صاحبکار بستگی دارد که در مورد آنچه در پیش رو است فکر کند و از کارهای روزانه عقب نیفتد. به دنبال فرصت هایی باشید تا مسئولیت کارهای خاص را به دیگران در تیم خود منتقل کنید. این چیزی است که شما آنها را برای آن استخدام کرده اید ، اینطور نیست؟
۷- زمان خود را پیگیری کنید.
در واقع در هر هفته چند دقیقه پربازده تولید می کنید؟ ردیابی زمان، ابزاری بسیار مؤثر است که به شما کمک می کند دقیقاً چقدر زمان انجام یک کار واحد به شما کمک کند. با استفاده از یک ردیاب صفحه ساده ، می توانید به سرعت و به راحتی ساعتها را از داخل کارهای مختلف یا پروژه های مختلف خارج کنید.
کارها را فقط با یک کلیک با استفاده از برنامه تلفن همراه TSheets یا زمان پیگیری مستقیم از دسکتاپ خود تغییر دهید.
۸- برای خود وقت بگذارید
این نکته اغلب در فشار و شلوغی برای اداره یک تجارت موفق فراموش می شود. با این وجود، مراقبت از خود – یعنی خوابیدن و ورزش کافی – برای حفظ هر مسیر رشد رو به رشد بسیار مهم است.
در حقیقت ، یک مطالعه در دانشگاه هاروارد نشان داد که بی خوابی می تواند باعث شود که کارگران به طور میانگین در هر سال حداکثر ۱۱.۳ روز بهره وری را از دست بدهند ، در حالی که مطالعه دیگر نشان داد که ورزش منظم به بهبود تمرکز ، قوی کردن حافظه ، سرعت بخشیدن به توانایی شما در یادگیری و حتی پایین آمدن سطح استرس کمک می کند.
اطمینان از داشتن وقت آزاد برای گذراندن به چیزهایی که در خارج از محیط کاری خود دوست دارید، برای سلامتی روانی شما مهم است و می تواند به شما در حفظ انرژی و اشتیاق در کارتان کمک کند. از این گذشته، اگر شما تصمیم گرفتید که صاحب مشاغل کوچک شوید، هر روز می توانید بیدار شوید تا روز پر از امکاناتی که برای خودتان ایجاد کرده اید را ببینید.
