چگونه تیم های کیفیت را برای رشد کسب و کارمان معرفی کنیم
تمامی کارها توسط تیم انجام می شود و بازده مدیر در واقع بازده کل تیم است. هرچه اعضای تیم همکاری کاراتر و موثرتری با هم داشته باشند، کیفیت و کمیت تولید بهبود یافته و نگاه همه و به خصوص روسا به مدیر بهتر می شود.
«چرخه های کیفیت» یک تکنیک مدیریت ژاپنی است که در دهه های ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ توسط دابلیو ادواردز دمینگ گسترش پیدا کرد و به ژاپن کمک نمود تا به رهبر برجسته جهانی در تولید محصولات با کیفیت بدل شود. با سازماندهی افراد در غالب چرخه های کیفیت و تیم های کیفیت، آن ها را ترغیب و تشویق می کنید که در راستای بهبود کیفیت، مسئولیت های بزرگ تری را بپذیرند تا به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کنند.
با این حال، تیم های کیفیت و چرخه های کیفیت فقط زمانی کارایی دارند که مورد حمایت شفاف و صریح مدیران ارشد قرار گیرند. نمی توان از آن ها به عنوان ترفند یا ابزاری برای انگیزش افراد استفاده کرد، مگر این که مدیر تصریح کند که هر ابتکار کیفی فعالیتی بسیار مهم برای شرکت، فروش و سودآوری آن در آینده است.
۱ – تیم های کیفیت فقط از کارمندان انتخاب می شوند
مدیران مسئولیت تشکیل تیم های کیفیت را برعهده دارند که اعضایشان فقط از کارمندان انتخاب می شود. هر تیم متشکل از افرادی است که خودشان رهبر گروه را انتخاب می کنند. وظیفه اعضای تیم این است که یک بار در طول هفته و در ساعات کاری دور هم جمع شوند و در مورد روش های بهبود کیفیت کار و همین طور در مورد عملکرد شرکت در حوزه مسئولیت های خود گفتگو کنند تا بتوانند به موفقیت در کسب و کار موردنظر خود دست پیدا کنند.
تیم های کیفیت را تشویق کنید تا در ساعات کاری با هم ملاقات داشته باشند و به سوالات و مشکلاتی بپردازند که نیازمند پاسخ های واقعی و عملی می باشد. هم چنین تیم های کیفیت باید با بخشهای دیگر دیدارهایی داشته باشند تا ایده های خود برای بهبود کیفیت محصول، مدیریت و پردازش سفارشات، مدیریت انبارداری و سایر حوزه های اثرگذار بر مشتری و شهرت شرکت را در جلسات طوفان ذهنی مطرح نمایند تا به این وسیله خود را به موفقیت در کسب و کارشان نزدیک تر کنند.
معادل آمریکایی جایزه کیفیت دمینگ یا همان بزرگ ترین جایزه ای که یک شرکت ژاپنی قادر است به آن نائل شود، جایزه بالدریج است. هر ساله، شرکت های آمریکایی تلاش می کنند تا جایزه بالدریج را از آن خود کنند. در نظر داشته باشید که آن ها باید یک پرسشنامه پنجاه تا شصت صفحه ای را تکمیل کنند که همه جزئیات فعالیت های فعلی کسب و کارشان را تشریح می کند. اگر این پرسشنامه مورد قبول داوران جایزه بالدریج یعنی همان مدیران ارشد شرکت هایی که در سال های قبل موفق به دریافت این جایزه شده اند قرار بگیرد، شرکت از نظر کیفی مورد بررسی دقیق قرار می گیرد.
۲ – تمرکز داشتن روی مدیریت با سنجش
در طول سال های متمادی، جایزه بالدریج بر مفهومی به نام «مدیریت با سنجش» تمرکز کرده است. هر فعالیت شرکت کمی می شود و سپس به دقت مورد ارزیابی قرار گرفته و با عملکردهای قبلی، فعلی و عملکرد سایر سازمان های آن حوزه مقایسه می شود. هدف از آن نظارت دقیق و بهبود مداوم اعداد و ارقامی است که شاخص کیفیت یک حوزه خاص هستند تا به موفقیت در کسب و کار خود برسند.
زمانی که افراد اهداف عددی و قابل سنجش دارند، انگیزه ای درونی برای پیدا کردن روش هایی بهتر، سریع تر، ساده تر و خلاقانه تر برای انجام بهتر کار را پیدا می کنند. مدیران با تشکیل تیم ها و چرخه های کیفیت در راستای تمرکز بر بهبود مداوم، فشاری درونی برای عملکرد بهتر ایجاد می کنند که موجب انگیزش و تبلور افراد دخیل در فرآیند است.
در شرکت های برتر، هر یک از افراد در هر رده ای که باشد در نوعی تیم کیفی عضو است. هر فعالیتی که بر فروش، سودآوری و رضایت مشتری اثر می گذارد، مدام مورد مطالعه و بررسی قرار می گیرد و در عین حال همه افراد به دنبال راه هایی برای بهتر و بهتر کردن آن و رسیدن به موفقیت در کسب و کار خود هستند.
پس از این که اعضای تیم کیفی با هم ملاقات کرده، ایده ها و پیشنهاداتی را برای بهبود کیفیت مطرح می کنند، سرگروه گزارش مکتوبی از این پیشنهادات را به مدیر ارائه می کند.
۳ – بررسی مجدد عامل ایکس
زمانی که مدام از اعضای تیم خواسته می شود که عقاید و ایده های خود برای بهبود کیفیت کار را مطرح کنند، بیشتر احساس ارزش و اهمیت می کنند و در نتیجه انگیزه بیشتری برای انجام بهتر کار در آینده و رسیدن به موفقیت در کسب و کارشان دارند.
تصویری که کارمندان از خودشان دارند، به شدت متاثر از رفتار مدیران و سرپرستان شرکت با آن ها است. اگر رهبران سازمان به آن ها احترام بگذارند، نگاه مثبت تری به خود خواهند داشت و در نتیجه عملکرد بهتری دارند. عضویت در تیم کیفیت یا چرخه کیفیت، شاخصی ملموس مبنی بر ارزش نهادن سازمان به همکاری آن ها است. وقتی کارمندان بدانند که شرکت به آن ها گوش می دهد و احترام می گذارد، کار خود و کیفیت آن را برای رسیدن به موفقیت در کسب و کار خود بیش از پیش جدی می گیرند.
همچنین تیم های کیفیت انگیزاننده هایی موثر هستند، زیرا دو نیاز اصلی انسان را تامین می کنند: نیاز به وابستگی و نیاز به استقلال. ما به عنوان انسان هم خواستار وابستگی هستیم، هم استقلال؛ در آن واحد هم احساس استقلال به ما انگیزه می دهد و هم با عضویت در تیم انرژی و اشتیاق می گیریم.
اگرچه تیم های کیفیت ذاتا مشورتی هستند، اما خودگردان هستند و به کارمندان اجازه می دهند که با یکدیگر ملاقات کرده و ایده ها و ابتکارات جدیدی را برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات شرکت ارائه کنند. اعضای تیم ها و چرخه های کیفیت، هم از آزادی موجود در تیم های کارمندی و هم از انگیزه مشارکت در گروه لذت می برند.
