مهارت برنامه ریزی چیست؟
ما در جهانی زندگی می کنیم که همیشه در حال تغییر می باشد، با آمدن تکنولوژی و تغییر سبک زندگی و حتی کسب و کارها، مجبوریم مهارت هایی را بیاموزیم که متناسب با شرایط فعلی باشد، حتی ممکن است مهارت هایی که قبلاً کسب کرده ایم، دیگر کارایی برایمان نداشته باشد، اما یک مهارت است که همیشه و در همه ی زمان ها ثابت می باشد و آن مهارت برنامه ریزی است.
برنامه ریزی انواع و اقسام گوناگونی دارد و متناسب با هر موضوعی تغییر میکند، اما برای اینکه مهارت برنامه ریزی افزایش یابد، باید بدانید که برنامه ریزی هم مانند خیلی چیزهای دیگر، داری اصولی است و در این میان ۵ سوال کلیدی است که اساس برنامه ریزی را تشکیل می دهند.
برای واضح تر شدن در هر برنامه ریزی باید به این ۵ سوال پاسخ دهیم.
۱- بررسی موقعیت فعلی
نقطه شروع برنامه ریزی، بررسی و تحلیل دقیق موقعیت فعلی مان می باشد، ما باید ابتدا بدانیم کجا هستیم تا سپس بتوانیم متناسب با مقصد برنامه ریزی نماییم.
فرض کنیم فردی می خواهد خودش را به وزن ایده آل ۷۵ کیلو برساند، چگونه باید برنامه ریزی کند؟
همانطور که متوجه شدید، این اطلاعات ناقص می باشد، اگر فردی باشد که وزنش ۵۰ کیلوگرم باشد، طبیعی است که باید ۲۵ کیلو به وزن خود اضافه کند، اما اگر فردی باشد که ۱۰۰ کیلوگرم وزن داشته باشد، باید ۲۵ کیلو از وزنش را کاهش بدهد.
فردی که می خواهد ۲۵ کیلوگرم به وزنش اضافه کند و یا کسی که می خواهد ۲۵ کلیوگرم از وزنش را بکاهد هر کدام از این افراد باید استراتژی مخصوص به خود را در پیش بگیرند، یکی باید وزن اضافه کرده و دیگری از وزنش بکاهد.
خیلی از افراد هنگام برنامه ریزی به بررسی موقعیت فعلی خود نمی پردازند، خیلی مواقع آنها امکانات و شرایطی را دارند که حتی یادشان هم نمی ماند، مثلاً افرادی که می خواهند زبان یاد بگیرند، تصمیم می گیرند از ابتدا و به صورت اصولی آغاز کنند، آنها حتی امتحان تعیین سطح هم نمی دهند و فقط از ترم اول آغاز می کنند، در صورتی که به احتمال خیلی زیاد، حروف انگلیسی را بلد هستند، کلی لغت حفظ هستند، تا حدودی گرامر می دانند ولی به خاطر همین عدم بررسی موقعیت فعلی مجبور هستند دوباره تکرار مکررات نمایند و کلی زمان، انرژی و موقعیت های خوب از دست بدهند.
پس برنامه مان بهتر خواهد شد و مهارت برنامه ریزی مان هم افزایش پیدا خواهد کرد اگر بدانیم موقعیت فعلی مان چیست.
۲- بررسی گذشته
بعد از اینکه موقعیت فعلی خود را مشخص نماییم، حتماً سعی کنیم به گذشته خودمان نگاهی بی اندازیم تا مشاهده کنیم که چه کارهایی باعث شده اند به این جایگاه فعلی برسیم.
چه کارهایی را درست انجام داده ایم؟
چه کارهایی را اشتباه انجام داده ایم؟
کارهای درست را تقویت کنیم و بیشتر انجام دهیم و کارهای اشتباه را حذف کنیم.
اما چگونه باید کارهای اشتباه را حذف کنیم؟
در بیشتر مواقع ما از روی عادت کارهایی را انجام می دهیم و به نتایج آن هم توجهی نمی کنیم، در گام اول لازم است این کارها را شناسایی کنیم، سپس از خود بپرسیم از این کار اشتباه چه درسهایی می توانم بگیرم؟
اگر از اشتباهات خود درس نگیریم محکومیم همان اشتباهات را دوباره تکرار کنیم؟
زمانیکه از اشتباهات خود درس می گیریم به این معنی است که برای خود حد و مرزی تعیین کنیم و دیگر وارد آن منطقه ی ممنوعه نخواهیم شد اما تا زمانی که درس نگیریم، هیچ منطقه ای ممنوعه نخواهد بود و ما دوباره وارد آن خواهیم شد و باز هم همان اشتباه را مرتکب خواهیم شد.
مثلاً ادیسون برای اختراع لامپ از روش آزمون و خطا استفاده نمود، البته لازمه دو تا نکته را در این مورد بدانیم:
اول اینکه ادیسون لامپ را اختراع نکرد، چون قبلاً از او لامپ اختراع شده بود، ولی هنوز به ثبات نرسیده بود پس اختراع لامپ ایده خود ادیسون نبود، ادیسون در این میان توانست با نبوغی که داشت، لامپ را بهینه کند و به مدت زیادی روشن نگه دارد، اولین لامپ او حدود ۴۰ ساعت به صورت متوالی روشن ماند پس ادیسون حتی از اشتباهات مخترعان قبلی هم به نفع خود استفاده کرد.
دومین نکته اینکه می گویند ادیسون برای اختراع لامپ حدود ۹۹۹ بار تلاش کرد و عده ای هم می گویند ۹۹۹۹ بار و در کتابهایشان هم رقم دوم را نوشته اند، حالا این رقم دقیقاً از کجا آمده نمی دانیم، به هر حال فرض کنیم هم رقم ۹۹۹ بار درست باشد، اگر اینطور باشد یعنی ادیسون ۹۹۹ راه اشتباه را پیدا کرده بود که به اختراع لامپ منجر نمیشد، پس اگر از آنها درس نگرفته بود، یاد نگرفته بود (و شاید هم جایی آنها را ثبت کرده بود که خیلی ها رقم دقیق تلاش ها و آزمون و خطاهای وی را می دانند)، شاید دوباره صدها آزمایش اشتباه را بارها و بارها انجام میداد.
به نظر شما با این حساب چند درصد احتمال موفقیت وجود داشت، چند درصد احتمال داشت لامپ به طور کامل اختراع شود؟
پس برنامه مان بهتر میشود و مهارت برنامه ریزی مان هم افزایش پیدا میکند اگر گذشته مان را بررسی نماییم و از اشتباهاتمان درس بگیریم.
۳- خلق آینده فوق العاده
همانطور که موقعیت فعلی و گذشته خود را بررسی کردیم، حالا نوبت میرسد به بررسی موقعیتی که می خواهیم در آینده به آن دست یابیم، باید آینده ی ایده آل خود را ترسیم کنیم.
از خودمان بپرسیم:
دوست دارم آینده ایده آل من چگونه باشد؟
به چه جایگاهی می خواهم برسم؟
می خواهم سال بعد، دو سال دیگر، پنج سال دیگر در چه جایگاهی قرار داشته باشم؟
پس برنامه مان بهتر میشود و مهارت برنامه ریزی مان هم افزایش پیدا میکند اگر آینده نگری کنیم.
۴- تعیین گام های بعدی
در این مرحله لازم است به این سوال پاسخ دهیم که چگونه می خواهیم به موقعیتی که در آینده مشخص کردیم برسیم؟
کلمه ی کلیدی در این مرحله “چگونه” است.
به دنبال راه هایی باشیم تا بتواند ما را از موقعیت کنونی به جایی که مشخص کرده ایم برساند، ممکن است راه های زیادی وجود داشته باشد، از بین آنها بهترین راهی که مناسب برای ماست را انتخاب کنیم.
پس برنامه مان بهتر میشود و مهارت برنامه ریزی مان هم افزایش پیدا میکند اگر گام های بعدی و اینکه چگونه به هدفمان می خواهیم برسیم را دقیقاً مشخص کنیم.
۵- تهیه چک لیست
حال که مشخص کردیم چگونه می خواهیم به جایگاه مورد نظرمان برسیم، باید یک سری سوال بپرسیم که در نهایت به یک سوال می رسیم، چه کارهایی را باید انجام دهیم؟
این سوالات همگی به سوال “چه کارهایی را باید انجام دهیم؟” کمک می کنند:
به چه مهارت هایی نیاز داریم؟
چه کارهای اجرایی باید انجام دهیم؟
کدام یکی اولویت بالاتری دارد؟
کدام یکی را باید زودتر از بقیه انجام دهیم و کدام یکی را بعد از آن؟
کدام از آنها را می توانیم بدهیم دیگران برایمان انجام دهند؟
پس برنامه مان بهتر میشود و مهارت برنامه ریزی مان هم افزایش پیدا میکند اگر بدانیم دقیقاً چه کارهایی باید انجام دهیم و مهمترین آنها کدام است.
نکته پایانی مهارت برنامه ریزی
اولین باری که این روش را انجام دادم، حس خوبی نداشتم، مخصوصاً در مرحله دوم یعنی بررسی موقعیت گذشته.
هرچی به گذشته ام بیشتر فکر کردم متوجه اشتباهات زیادی شدم و جالب تر از اینکه اگر حواسم نباشد، گاهی همان اشتباهات را دوباره انجام خواهم داد، مخصوصاً اگر تکلیف آنها را مشخص نکرده باشم و درس نگرفته باشم، به قول معروف از یک سوراخ دوبار گزیده میشوم، البته به نظرم اگر درس نگیریم همینطور گزیده می شویم.
تصمیم گرفتم هر طور شده آن اشتباهات را متوقف کنم، کار راحتی نبود، مخصوصاً اینکه باید اعتراف می کردم که اشتباه کردم و این سخت ترین قسمت کار بود.
غرورم اجازه نمی داد که اعتراف کنم حتی در خلوت خودم، اما بعد از کلی کلنجار رفتن تصمیم گرفتم که غرورم را کنار گذاشته و اعتراف کنم، بعد از اینکار و مخصوصاً زمانی که از آنها درس گرفتم، احساس آزادی کردم. شما هم امتحان کنید.
نکته بسیار بسیار مهم:
اگر می خواهیم به اشتباهات مان اعتراف کنیم، برای شروع کار، فقط در خلوت خودمان این کار را انجام دهیم، حتی سعی نماییم بلند بلند هم فکر نکنیم تا یکی بشنود، جایی هم ثبت نکنیم، بعداً لو میره، پیدا میشه، آبرمون میره، جَو نگیره از شیرین کاری های گذشته مون پیش همسرمون تعریف کنیم، گفته باشَما، خطرش به اندازه سقوط از یه برج ۱۰۰ طبقه گزارش شده.
پس دقت کنیم، ما اشتباه کردیم، ما باید ازش درس بگیریم و این ما هستیم که نباید آن اشتباه را دوباره مرتکب شویم، بنابراین همینکه از اشتباهات مان درس بگیریم و دوباره آن را انجام ندهیم کافیست، نیازی هم نیست جایی جار بزنیم.
شاید بهتر بود به جای نکته پایانی بگم تجربه پایانی!
