آیا به دنبال راه حلی موثر برای سازما‌ندهی کارهای روزانه خود هستید؟ ما به شما بلوکه کردن زمان را پیشنهاد خواهیم کرد. یک هک بهره وری که به شما کمک خواهد کرد تا با تعیین کارهای بسیار خاص در محدوده زمانی بسیار خاص بتوانیم تمام کارهای روزانه خود را انجام دهیم.
در طول روز کارهایی زیادی برای انجام دادن داریم، خواندن ایمیل هایمان، پاسخ به تماس هایی که جواب ندادیم، جلسه ها، مصاحبه ها، برنامه نویسی و… هر چیز دیگری که باید در ساعاتی از روز انجام دهیم و ما اسمش را “کار” می گذاریم. جالب این است که اغلب مواقع هر کاری می کنیم غیر از آن کاریی که باید برای پیشرفت کسب و کارمان انجام دهیم. چگونه می توانیم آن کاری را که به طور قطع لازم داریم را انجام دهیم و همچنان وقت برای کارهای دیگر هم داشته باشیم؟
بلوکه کردن زمانمان یعنی هفته ای یکبار فقط پنج دقیقه بنشینیم و وقتمان را زمانبندی کنیم. بلوکه کردن زمان یعنی تمرین استفاده از تقویم برای زمانبندی “وقت خودم”. عده ای می گویند ما بارها این کار را انجام داده ایم ولی هر بار اتفاقات غیرمنتظره برنامه ما را بهم ریخت. تلفن زنگ زد، بچه گریه کرد، رئیس بدون قرار قبلی جلسه گذاشت. به این ترتیب، “وقت خودم” تبدیل شد به ” وقت ما”. بهترین کاری که می توانیم انجام دهیم تا انقلابی در زندگی مان ایجاد کنیم این است که کارهایی که حقیقتاً مهم نیستند را به حالت تعلیق در بیاوریم. به طور مثال اگر بخش مهم کار ما صرف چک کردن صندوق پستی ایمیل هایمان میشود، برنامه ریزی نماییم که هر دو ساعت یکبار به مدت ۳۰ دقیقه این کار را انجام دهیم. اگر تماس های تلفنی زیادی در روز داریم به جای آنکه هر بار به تک تک تماس ها پاسخ دهیم، پیامگیر تلفن خود را روشن کرده و طبق زمانبندی که تعیین کرده ایم به پیام ها پاسخ دهیم. اینگونه وقفه هایی که در کار ایجاد می شوند را حذف خواهیم کرد.
“بعضی ها می خواهند اتفاق بیفتد. بعضی ها آرزو دارند که اتفاق بیفتد. بعضی ها کاری می کنند که اتفاق بیفتد.” مایکل جردن
با زمانبندی کارهای روزانه، دو چیز جالب اتفاق می افتد:
۱- مهمترین کارهای خود را سریع تر، دقیق تر و با لذت بیشتری انجام خواهیم داد.
۲- می توانیم تمام کارهای دیگر در زندگی خود را انجام دهیم.
درک مفهوم بلوکه کردن زمان، فقط برای کسب و کار نمی باشد. هر چیزی در زندگی که بخواهیم بر روی بهبود آن تمرکز نماییم، باید از نظر زمانی بلوکه شود. برنامه ریزی برای بلوکه کردن زمان کار دشواری نیست، اما انجام آن می تواند بسیار سخت باشد. این شش روش به ما کمک خواهد کرد تا زمان خود را برای انجام کارهای بسیار مهم بلوکه نماییم تا بیشترین استفاده را از روز خود ببریم.
۱- محدوده های زمانی خود را با زمانبندی مشخص نماییم
در ابتدای هفته، بنشینیم و با تأمل و اندیشه هفته خود را تعریف کنیم. آنها را در تقویم رومیزی خود وارد نماییم یا تاریخ ها را در تقویم کامپیوتر خود بسازیم. اجازه ندهیم زمان پیش روی ما بی انتها و بی برنامه باشد بلکه آن را با برنامه ریزی های گوناگون محدود کنیم. بعد سعی نماییم این زمان بندی ها را رعایت کنیم.
۲- محل آرامی را پیدا کنیم تا وقفه ای در کارمان ایجاد نشود
ممکن است لازم باشد برای انجام کارمان اداره یا خانه مان را ترک نماییم. می توانیم حتی به یک کافی شاپ یا پارک نزدیک محل مان برویم. نقطه ای را انتخاب نماییم که با کمترین حواس پرتی بتوانیم تمرکز کنیم.
۳- بگذاریم دیگران بدانند
اگر با افراد دیگری همکاری داریم، بگذاریم بدانند که به خاطر زمان بندی که داریم، باید روی برخی کارهای مهم تمرکز نماییم. بگذاریم بدانند که هر وقت که بخواهند نمی توانند مزاحم ما بشوند.
۴- گوشی موبایل و دیگر دام های فناوری را غیرفعال نماییم
شاید به نظرمان یک جور ناسزاگویی است، اما گوشی همراهمان ما را از بهره وری محروم میکند. گوشی همراه و هر چیز دیگری که وقت ما را می رباید، خاموش نماییم.
۵- بگذاریم ما را به خاطر مسئولیت هایمان سوال و جواب کنند
همانند هر عادت خوب دیگری، بگذاریم دیگران ما را به خاطر کارهای مان مسئول بدانند و سوال و جواب کنند. چه یک فرد باشد و چه یک گروه متفکر یا یک سازمان. ما مسئول اهداف خودمان هستیم، در حالی که دیگران به ما کمک می کنند تا به تعهدامان پایبند باشیم.
۶- به قول خود وفادار بمانیم
در نهایت اینکه “انجامش دهیم”. بنشینیم و روی مهمترین پروژه هایی که طبق زمانبندی تعیین کرده ایم، کار کنیم. نگذاریم کسی مانع آن شود. بلوکه کردن زمان می تواند زندگی ما را به کلی تغییر دهد.
