آیا می دانید چگونه وقفه های محیط کاری تان را کنترل کنید
وقفه های غیرمنتظره و بدون هماهنگی یکی از مهم ترین عوامل تلف کننده وقت و عدم موفقیت در کسب و کارها و صنعت های مختلف می باشد. این وقفه ها می تواند به شکل دریافت ایمیل های متعدد، زنگ تلفن، زنگ پیامک یا پیام های شبکه اجتماعی باشد. همچنین می تواند شامل افرادی باشد که وارد اتاق شما می شوند تا با شما صحبت کنند.
این گونه به نظر می رسد که افراد بزرگ ترین تلف کننده های وقت در دنیای کسب و کار هستند. پنجاه درصد زمان کار به گفتگوهای بیهوده با همکاران می گذرد. بسیاری از افراد صبح ها سر کار می آیند و شروع به گپ زدن با سایر همکاران خود می کنند و گاهی تا ۲، ۳ ساعت بعد به این کار ادامه می دهند.
در بسیاری از محیط های کاری افراد تا ساعت ۱۱ صبح اصلا کار خود را جدی نمی گیرند و آن را با جدیت شروع نمی کنند. با این روند کار کردن یعنی عملا تا زمان ناهار هیچ کار مفیدی انجام نمی دهند. پس از صرف ناهار، به محل کارشان برمی گردند و کمی دیگر با همکاران خود گپ می زنند و تا ساعت ۱ونیم یا ۲ بعدازظهر به سرکارشان بر نمی گردند.
۱ – سعی کنید کل زمان کاری تان را به کار کردن اختصاص دهید
نخستین قانون این است که «همه زمان کاری تان را به کار کردن اختصاص دهید». زمانی که به محل کارتان می روید، فورا کار خود را شروع کنید. سعی کنید زیاد با دیگران گپ نزنید. در تایم کاری روزنامه نخوانید یا در شبکه های اجتماعی و اینترنت بی جهت نچرخید.
از آن جایی که عصر روز گذشته امروز برنامه ریزی کرده اید، فورا مهم ترین کارتان را شروع کنید و به آن ادامه دهید، همه بخش ها را یک به یک انجام دهید تا مهم ترین کار خود را به اتمام برسانید. مطمئن باشید اگر به این روند ادامه دهید خیلی زود به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا خواهید کرد.
۲ – وقفه ها را به حداقل برسانید
زمانی که کسی به شما زنگ می زند، سعی کنید سریعا به سر اصل مطلب بروید، و از پرداختن به حاشیه جدا خودداری کنید. مثلا می توانید در مکالمه های خود از این جملات استفاده کنید: «سلام. خوشحالم که صدایت را می شنوم، چه کمکی از دست من برایت ساخته است؟»
یادتان باشد هرچه سریع تر به سر اصل مطلب بروید، کمتر وقت خود را تلف خواهید کرد. قبل از برقراری تماس، به سرعت فهرستی از نکانی که می خواهید در این تماس مطمرح کنید را به صورت تیتروار یادداشت کنید. زمانی که تماس گرفتید، بگویید «من می دانم که تو هم سرت شلوغ است و حسابی کار داری، اما سه مورد هست که باید با تو در میان بگذارم. آن وقت قول می دهم که خیلی زود به سر کارت بر می گردی.»
این رویکرد کاملا حرفه ای و در عین حال مودبانه است. بیشتر افراد پرمشغله از این که فورا به اصل موضوع می پردازید و سریع تلفن را قطع می کنید، بسیار خوشنود و سپاسگزار خواهند بود. زمانی که کسی برای گفتگو به دفتر شما می آید، می توانید بگویید «خیلی دوست دارم که همین الان با شما صحبت کنم، اما باید سر کارم برگردم. چون قول داده ام که این کار را تا عصر تمام کنم.»
زمانی که این کلمات جادویی را به زبان می آورید و می گویید که باید هرچه سریع تر به سر کارم برگردم، مطمئن باشید که فرد مقابل شما خیلی زود بارش را می بندد و دیگر مزاحم کار کردن شما نخواهد شد. بنابراین رعایت همین چند جمله ساده شما را به موفقیت در کسب و کارتان می رساند.
۳ – سریع از جایتان بلند شوید
برای این که هزینه زمانی وقفه های غیرمنتظره کاری تان را به حداقل برسانید، بهتر است زمانی که کسی وارد اتاقتان می شود، سریع از جایتان بلند شوید، نزد او بروید و به طرف مقابل چیزی شبیه این بگویید «اتفاقا همین الان داشتم از اتاقم بیرون می رفتم، چه کاری از من ساخته است؟»
سپس به همراه آن فرد از اتاقتان بیرون بیایید و به راهرو بروید. کمی با او صحبت کنید و به حرف هایش گوش دهید. زمانی که حرف هایش تمام شد، اجازه دهید به سر کارش بازگردد و شما هم به اتاق کار خودتان بازگردید و کارتان را از سر بگیرید.
۴ – از اتاق کنفرانس برای ملاقات استفاده کنید
یکی دیگر از تکنیک هایی که برای جلوگیری از به وقفه انداختن کارها می تواند مفید باشد، این است؛ افرادی را که خارج از شرکت هستند و به ملاقات شما می آیند را به جای این که به اتاق کارتان راهنمایی کنید، به اتاق کنفرانس ببرید و در آن جا با آن ها گفتگو کنید. سپس با یک لحن مودبانه در شروع گفتگوی خود، یک محدوده زمانی تعیین کنید.
مثلا می توانید به آن ها بگویید «من راس ساعت ۳ونیم باید یک گفتگوی تلفنی خیلی مهم با مدیرعامل شرکت طرف قراردادمان داشته باشم. این موضوع بسیار مهم و حیاتی است که نمی توانم آن را کنسل کنم. مطمئنم که تا آن موقع می توانیم به همه مسائل لازم بپردازیم تا هر دو به موقع به کارمان برسیم.»
پیتر دراکر یکی از نویسندگان خوب در زمینه موفقیت در کسب و کار در کتاب خود به نام «مدیر موثر» به این نکته اشاره می کند که نه تنها افراد به طور مداوم وقت شما را تلف می کنند، بلکه شما هم دائما وقت دیگران را تلف می کنید.
پیتر دراکر به عنوان راه حل پیشنهاد می کند که همواره سعی کنید شجاعت و شهامت این را داشته باشید که صادقانه نزد دیگران بروید و از آن ها بپرسید «من چه کارهایی می کنم که باعث می شود وقت شما به هدر برود؟ خوشحال می شوم این کارها را به من گوشزد کنید.»
مطمئن باشید زمانی که از آن ها می خواهید در پاسخ دادن به این سوال کاملا با شما صادق و روراست باشند، از ایده هایی که برای کمک به افزایش کارایی، رسیدن به موفقیت در کسب و کار و اثربخشی آن ها و خودتان می شنوید، کاملا شگفت زده خواهید شد. پس شجاعت به خرج دهید و این کار را برای کنترل وقفه ها در کارهای خودتان و دیگران همچنین دستیابی به موفقیت در کسب و کارتان انجام دهید.
