افراد به همان اندازه که برای دستیابی به شادی و خوشحالی تلاش می کنند برای افزایش بهره وری از زمان و افزایش بهره وری از نیروی کاری در محیط های کار نیز در تلاش هستند.
با این حال ، درست مانند هنر خوشبختی ، بالابردن بهره وری افراد به سرعت اتفاق نمی افتد.
نکته مهم این است که باید باهوش تر و زیرک ترکار کنید ، نه بیشتر.
همانطور که گفته می شود ، ” تعداد ساعتی که شما کار می کنید مهم نیست بلکه آنچه واقعا اهمیت دارد، میزان کار مفید شما در آن ساعت ها است.”
بنابراین ، اگر می خواهید بهره وری را به حداکثر برسانید ، لازم نیست ساعت های طولانی را در محل کار خود صرف کنید تنها کافیست به جای این کار نکات آزمایش شده زیر را به کار بگیرید:
۱.تیم خود را با ابزارهای مناسب تجهیز کنید.
مهارت تیم شما برای عملکرد شغلی شان ضروری است ، اما ابزارهایی که آنها در کار استفاده می کنند نیز نقش بزرگی دارد. انتخاب نرم افزار های مناسب کار آنها را آسان تر کرده و گردش کار را ساده تر می کند.
برنامه های ردیابی زمان و بهره وری
در یک روز کاری فقط تعداد محدودی از ساعت ها و تعداد نامحدودی از وظایف وجود دارد که توسط تیم شما باید انجام شود. اینجاست که باید یک برنامه ردیابی زمان مانند Hubstaff وارد کار شود.
Hubstaff باعث می شود کارایی تیم خود و نرخ فعالیت آنها را ردیابی کنید، بنابراین می توانید راندمان محل کارتان را بهبود ببخشید.
با استفاده از Hubstaff می توانید پروژه ها و وظایف خاصی را به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید ، بنابراین آنها دقیقاً می دانند چه کارهایی باید انجام شود و می توانند زمان را با دقت بیشتری تقسیم بندی کنند. حتی این برنامه به صورت تصادفی از صفحه نمایش کارکنان عکس می گیرد و URL آنها را پیگیری می کند این کار برای مشاهده دقیق تر و افزایش بهره وری کارمندان است.
ابزارهای همکاری
برنامه های همکاری ، کار گروهی را ساده می کند. توانایی همکاری با یکدیگر برای کار تیمی مفید است و همچنین ایده های طبیعی را امکان پذیر می کند. ابزارهای همکاری آنلاین می توانند به شکل برنامه های مدیریت پروژه مانند Hubstaff Tasks یا Trello یا برنامه های ذخیره فایل مانند Google Drive باشند.
برنامه های ارتباطی
چه تیم شما در یک دفتر سنتی کار کند و چه به عنوان یک تیم از راه دور باشد ، برنامه های ارتباطی ضروری هستند . به طور معمول استفاده از ایمیل کار آمد است ، اما برنامه های پیام رسانی فوری مانند Slack و Twist برای گفتگو و پیام رسانی آسان بهتر است. اکثر پلت فرم های ارتباطی ، قابلیت اشتراک گذاری فایل را نیز ارائه می دهند ، به طوری که گردش کار تیم به روش ساده تری امکان پذیر می شود.
۲.مهارت های کارکنان را با آموزش بهبود ببخشید.
پس از استخدام و شروع کار ، آموزش یک بخش مهم برای تضمین بهره وری است.
یک مطالعه در سال ۲۰۱۳ در ژورنال بین المللی علوم و تحقیقات نشان داده است که این آموزش هم برای کارفرمایان و هم برای کارمندان سود فراوانی خواهد داشت. آموزش مناسب همچنین منجر به بهره وری و کارایی بیشتر می شود.
آیا برای آموزش یک کارمند جدید وقت ندارید؟
پس یک فریلنسر کاملاً آموزش دیده استخدام کرده و در وقت خود صرفه جویی کنید.
این امر هم برای کارمندان جدید و هم با سابقه صدق می کند.
با بهبود فرآیندهای آموزشی ، می توانید کارمندان جدید را آموزش دهید.
۳.به کمک ارتباطات موثر با کارمندان ، بر آینده متمرکز شوید.
این مورد هم در روابط عاشقانه و هم در تجارت صادق است:
ارتباطات کلید موفقیت است.
بدون ارتباطات مؤثر و دو طرفه ، روابط عاشقانه پایان می یابد و کسب و کار ها با شکست مواجه می شوند. مدیرانی که به طور مؤثر انتظارات و مسئولیت های کارمندان را مشخص می کنند و با آنها ارتباط سازنده دارند ، نیروی کار مولدتری خواهند داشت.
یک مقاله آموزشی CRM بیان می کند که ۸۰٪ مکالمات مربوط به کار ، صرف مشکلات گذشته می شود. که شامل سرزنش شدن کارمندان هم می شود.
۱۵٪ برای آنچه اکنون اتفاق می افتد صرف شده است.
و مدت زمان بحث در مورد راه حل ها و امکانات آینده چقدر است؟ تنها پنج درصد
تمرکز بر آینده – به جای اینکه دوباره مسائل گذشته را پیش بکشید – درمورد آینده بحث کنید. این کار به شما در یافتن راه حل های مثبت کمک می کند.
این بدان معنی نیست که شما باید شکست های گذشته را نادیده بگیرید. درعوض ، بیاموزید که به روشی مثبت به موقعیت های منفی نزدیک شوید.
۴.با تشویق به (مراقبت از خود) ، بهره وری را افزایش دهید.
بین سالهای ۱۹۹۶ و ۲۰۰۰ ، تعداد کارمندان بیمار شده در محیط کار به دلیل استرس ، سه برابر شده است.
و شایع ترین منبع استرس چیست؟
موسسه استرس آمریکایی می گوید: “فشارها و ترس های شغلی منبع اصلی استرس برای بزرگسالان آمریکایی می باشد.”
این یک مشکل بزرگ است. کارمندانی که بیش از حد استرس دارند ، از نظر جسمی ، روحی و عاطفی ناسالم هستند. همچنین بازده آنها کم تر است.
وقتی تیم شما استرس داشته باشد ، همه ضرر می کنند.
اما نوع خوب استرس ، در واقع انگیزه دهنده است و تاثیر مثبتی در بهره وری افراد دارد .
اعضای تیم خود را در همه سطوح به مراقبت از سلامت روحی ، جسمی و عاطفی تشویق کنید.
این بدان معناست که همه کارهایی که لازم است برای پرورش یک شرکت سالم انجام شود را انجام دهیم ،مثلا:
- گوش دادن به درخواست های کارمندان
- ارائه بازخورد سازنده
- درخواست کار چالش برانگیز و پرمعنی از کارمندان
- ایجاد پارامترهای واضح برای موفقیت
همانطور که ایمی بلکبرن در کتاب”۶ راه جلوگیری از اتلاف وقت کارمندان” بیان می کند : حتی به روز بودن تجهیزات شما می تواند کمک کننده باشد.
مدیران همچنین باید به کارکنان نشان دهند – نه اینکه فقط بگویند – ، که به چیزهایی مانند خواب خوب ، تعادل کار و زندگی و همچنین وقت گذاشتن برای ورزش و استراحت ، اهمیت می دهند.
۵.بیشتر از راه دور کار کنید.
کارمندان دورکار مولدتر هستند.
ما به تحقیق عمیقی پرداخته ایم و چیزهای جالب بسیاری پیدا کرده ایم. کارمندان دورکار ، ساعات بیشتری در دسترس هستند ، کمتر مرخصی می گیرند ، عملکرد بهتری دارند و به طور کلی بیشتر مشغول کار هستند.
و حدس بزنید نتیجه چیست؟ همه اینها منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های مشاغل می شود وبا کمال تعجب ، شرکت ها بیشتر پیشرفت می کنند.
از سال ۲۰۱۲ تا ۲۰۱۶ ، Gallup گزارش می دهد تعداد کارمندان شاغل دورکار از ۳۹ درصد به ۴۳ درصد افزایش یافته است. و یک بررسی جهانی تجزیه و تحلیل محل کار نشان داده است که کار از راه دور در طی یک دهه گذشته شاهد رشد ۱۰۳ درصدی ، بوده است.
۲ راه کار دیگر برای بالا بردن بهره وری افراد
رسانه های اجتماعی را ممنوع نکنید.
کارمندان به دلایل مختلف از رسانه های اجتماعی استفاده می کنند.
برخی برای استراحت ذهنی و برخی دیگر برای پشتیبانی از ارتباطات حرفه ای استفاده می کنند. اما ممنوع کردن پلت فرم های رسانه های اجتماعی به عنوان راهی برای افزایش بهره وری می تواند تاثیرات منفی جدی داشته باشد.
قوانین سختگیرانه درباره رسانه های اجتماعی پیامی را مبنی بر این ارسال می کند که شما به کارمندان خود اعتماد ندارید و به نظر می رسد که آنها با استفاده از رسانه های اجتماعی فقط زمان را می کشند .
یک مطالعه ی Evolv نشان داده است که “کاربران ” رسانه های اجتماعی بهتر می توانند چند وظیفه را به طور همزمان انجام دهند ، در کل تولید کننده تر هستند ، از شغل خود راضی تر اند و به طوری کلی خوشحال ترند.
و یک تحقیق مهم در مراکز تحقیقاتی فعلی وجود دارد که اهمیت نیروی کار درگیر را برجسته می کند ، این امر این است که کارمندان خوشحال کارآمدتر هستند.
اگر احساس نیاز به نظارت بر میزان استفاده از رسانه های اجتماعی توسط کارمندان خود دارید ، می توانید این کار را انجام دهید. نرم افزار مانیتورینگ کارمندان گرچه با منع اخلاقی همراه است ، اما در اینجا می تواند برای شما کمک بزرگی باشد.
رضایت کارمندان خود را به دست آورید.
غول های تکنولوژی مانند گوگل و فیس بوک اهمیت رضایت شغلی را درک می کنند.
و اگر گوگل و فیس بوک فکر می کند که این کورد ایده خوبی است ، پس شما نیز باید بدان توجه کنید.
این شرکت ها به دلیل ارائه پیشنهادهایی مانند اتاق ماساژ ، زمانی برای چرت زدن و ارائه سالن کوتاهی مو به کارمندان خود مشهور شده اند.
یک بررسی جدید Glassdoor نشان می دهد که چهار نفر از پنج کارمند ، ویژگی های اضافی در محیط کار را به افزایش حقوق ترجیح می دهند.
شما لازم نیست که یک نیروگاه عظیم با وسایل اضافی برای افزایش وفاداری و روحیه در اختیار کارمندان قرار دهید.
به فکر راهکارهایی باشید که زندگی کارمندان را ساده تر کند:
- Twillo ماهانه به کارمندان یک بن برای خرید کتاب می دهد.
- بارتون بلیت های رایگان اسکی ارائه می دهد.
REI به کارمندان دو روز کامل مرخصی می دهد تا کارهای مورد علاقه خود را در خارج از محیط کار انجام دهند.
- کارمندان تسلا تا ۳۵ درصد بر بلیط های سینما تخفیف می گیرند.
- eMarketer کتابهای تجاری ارائه می دهد.
- NutraClick عضویت رایگان در سالن های بدنسازی ارائه می دهد.
