مدیریت یا صرفه جویی در مصرف زمان به خصوص در محیط های کاری بسیار حائز اهمیت می باشد چون می توانیم با زمانبندی و انجام یک سری کارها که شاید به نظرمان عجیب باشد، حجم بالایی از وظایف و مسئولیت های خود را انجام دهیم. احتمالاً تاکنون در مورد صرفه جویی در زمان مطالب زیادی خوانده ایم، ولی شاید این ۸ راهکار جزو آنهایی باشد که تاکنون نشنیده ایم یا به مغزمان خطور نکرده است.
لازم نیست یک ابرقهرمان باشیم تا بتوانیم به شکل موثری زمان خود را در محیط کار مدیریت نماییم. فقط به چند راهکار نیاز پیدا می کنیم تا بتوانیم کارآمدی خود را به حداکثر برسانیم. در ادامه هشت راهبرد عجیب ولی موثر را برای مدیریت زمان عنوان می کنیم که با آنها می توانیم زمان خود را حتی وقتی که سرمان خیلی شلوغ است و آدم های زیادی دور و برمان می چرخند، مدیریت نماییم.
۱- بلند شویم
اگر کسی وارد اتاقمان میشود و ما هم با بیقراری سعی می کنیم کارهای بیشتری انجام دهیم، بلند شویم بایستیم. وارد مکالمه با او شده و مطمئن باشیم وقتی می بیند که ما ایستاده ایم، مکالمه اش را با ما کوتاه خواهد کرد. وقتی از روی صندلی خود بلند می شویم و می ایستیم، این پیام را به طرف مقابل خود می دهیم که ما برای خودمان زمانبندی داریم. اگر طرف مقابلمان این پیام را از ما دریافت نماید، سوالات، نظرات و ایده هایشان را به طور خلاصه شده مطرح می کنند.
۲- صندلی مهمان نداشته باشیم
شاید انجام یک چنین کاری برایمان سخت باشد، اما این کار را تجربه کنیم و هیچ صندلی مهمانی در اتاق خودمان نگذاریم. مشکل صندلی ها این است که افراد وارد اتاقمان می شوند و روی آنها می نشینند و مشغول گپ و گفت با ما می شوند. وقتی صندلی در کار نباشد، گپ و گفتی هم در کار نیست.
۳- ناهارمان را با دیگران صرف کنیم
گاهی اوقات همکاران، کارمندان و کارفرمایان فقط می خواهند با ما بیشتر آشنا شوند و ما را بهتر بشناسند. به همین منظور بهتر است ناهارمان را در دفتر کارمان همراه با این افراد صرف کنیم، به این ترتیب فرصت گپ و گفت با آنها را خواهیم داشت، بدون آنکه لازم باشد وقت کاری با ارزشمان اتلاف شود.
۴- محدودیت ها را مشخص نماییم
اگر مشغول کار در دفترمان می باشیم و کسی از ما پرسید وقت داریم، بگوییم بله و بعد به او بگوییم که چقدر وقت داریم. برای مثال بگوییم ” بله البته. من ۵ دقیقه وقت دارم ولی بعد از ۵ دقیقه باید بروم سروقت این پروژه.” و وقتی به ۵ دقیقه نزدیک شدیم به ساعمان نگاه کنیم تا به طرف مقابلمان بفهمانیم که زمان در حال اتمام است. اگر نتوانستیم در آن مدت به سوال او پاسخ دهیم یا راهنمایی های لازم را ارائه نماییم، به او بگوییم که ما می توانیم بعداً یک قرار ملاقات طولانی تر باهم داشته باشیم.
۵- بدانیم چه زمان هایی می توانیم به تلفن پاسخ دهیم
پاسخ دادن به تمام تماس های تلفنی نوعی بی فکری است. باید سعی نماییم به تماسهایی که نمی شناسیم، پاسخ ندهیم. افراد می توانند پیام بگذارند و ما در صورت تمایل به آنها پاسخ دهیم. اگر در مورد برخی از تماس ها مطمئن نیستیم، می توانیم از منشی خود بخواهیم که با آن شماره ها تماس گرفته و اطلاعاتی را در این زمینه کسب کند. توجه داشته باشیم که برخی از این تماس های ناخواسته می توانند بعداً بدردمان بخورند. اگر در اتاق خود مهمانی داریم که وقت زیادی از ما گرفته و در همان لحظه شانس آوریم و تلفن زنگ زد، گوشی را برداریم به مهمانتان بگوییم “ببخشید، بعداً خدمت میرسم، الان باید به این تماس فوری پاسخ بدهم”.
۶- صداهای هشدار دهنده را کنترل کنیم
سعی کنیم اوقات خاصی از روز را در محیط کسب و کارمان به چک کردن ایمیل ها و پیام هایمان اختصاص دهیم. حتماً صدای کامپیوتر و تلفن همراه خود را قطع نماییم. شنیدن مداوم صداهای دینگ، دنگ، بیب از ایمیل و یا شبکه اجتماعی می تواند دیوانه کننده باشد.
۷- ساعت انرژی
زمان هایی هست که ما واقعاً نیاز داریم کسی مزاحممان نشود. از آنجایی که ما راهکارهای عجیب و غریبی را به شما معرفی می کنیم این بار هم می گوییم این موقع ها بهتر است همانند هتل های خوب علامت ” مزاحم نشوید” را پشت در اتاق خودمان آویزان کنیم. حتی بسیار بهتر خواهد شد که علت این کار را هم روی علامت “مزاحم نشوید”، بنویسیم تا سوء تعبیر نشود. برای مثال ” مزاحم نشوید- وب کنفرانس دارم”. اگر علتش را ذکر کنیم به طور حتم موثرتر خواهد بود.
۸- درهای شیشه ای را فراموش نماییم
البته این مدل درها خیلی رایج نیستند، ولی استفاده از درهای شیشه ای یک اشتباه بزرگ است. در شیشه ای مثل این است که ما داخل تنگ ماهی کار می کنیم، حتی زمانی که در بسته است، افراد از پشت در اداهای عجیب و غریب در می آورند یا اینکه دستشان را تکان می دهند تا مشاهده کنند آیا می توانیم با آنها حرف بزنیم یا خیر. از شر این درهای شیشه ای خلاص شویم و از درهایی استفاده کنیم که حریم خصوصی ما را برای زمان هایی که لازم است حواسمان کاملاً جمع کارهایمان باشد، حفظ می کنند.
